Đào tạo số hóa tài liệu

 
Văn phòng không giấy tờ. Điều này là sự thực chứ không phải là lời nói đùa. Có bằng chứng ở mọi nơi rằng tài liệu số đang thay thế giấy tờ. Hướng dẫn số hóa tài liệu là 1 bước lớn so với việc vận hành 1 máy photocopy. Mỗi ngày, các tài liệu từ các bản tóm tắt hồ sơ bào chữa của luật sư đến các hợp đồng giao dịch đều được chuyển thành hình ảnh và chuyển qua thư điện tử. Các chữ ký điện tử đã được chứng minh là làm cho các giao dịch diễn ra mà không cần bút và giấy. Đào tạo số hóa tài liệu đảm bảo cho1 sự am hiểu về việc áp dụng vào các công việc quan trọng. Việc nghiên cứu làm thể nào để đánh chỉ số và tìm kiếm các tài liệu là rất có giá trị và hữu ích.

Định nghĩa
Quy trình số hóa tài liệu là nhập các tài liệu hình ảnh số từ giấy tờ phục vụ việc đánh chỉ số, lưu trữ, xuất tài liệu và tìm kiếm. Quy trình yêu cầu cả 2 hệ thống phần cứng và phần mềm. Nhập tài liệu có nghĩa là 1 sự truyền vật lý của tài liệu từ 1 máy quét  hay 1 tập tin trên máy tính thành định dạng lưu trữ. Việc đánh chỉ số được định nghĩa như là 1 hệ thống thích hợp cho việc nhận dạng các hình ảnh số với các tên tập tin, nhãn, thuộc tính hoặc hạng mục. Lưu trữ đơn giản là việc lưu hình ảnh tài liệu đến phương tiện ghi. Xuất tài liệu nghĩa là truyền tập tin đến hệ thống lưu trữ dữ liệu. Truy tìm tại liệu nghĩa là có thể phục hồi tài liệu trong tương lai khi chúng ta cần đến nó.
Mục đích
Việc đào tạo có hiệu quả thì giúp các hệ thống số hóa tài liệu càng đạt được năng suất cao. Một khi có sự nghiên cứu để chuẩn bị số hóa tài liệu thì công việc nhập tài liệu sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn. Hiểu rõ phần cứng và các phương tiện để lưu trữ giúp cho việc lựa chọn các phương án lưu trữ tài liệu và khắc phục các sự cố làm gián đoạn tiến trình số hóa tài liệu. Các kỹ thuật đánh chỉ số sẽ hướng dẫn làm thế nào để gắn nhãn các tài liệu được số hóa phục vụ cho việc tìm kiếm sau này. Việc đánh chỉ số hợp lý làm cho việc truy tìm tại liệu số hóa trở thành 1 quy trình trực quan và đơn giản hơn.
Sự mong đợi
Việc lựa chọn các chương trình đào tạo số hóa tài liệu yêu cầu hiểu rõ sự chuyên môn hóa mà bạn muốn có. Các chứng chỉ cho phép sinh viên thực hiện các công việc như: số hóa các hồ sơ y tế, văn kiện pháp lý, hồ sơ tài chính hoặc hồ sơ của chính phủ. Chương trình đào tạo sẽ giảng dạy sinh viên từ các vấn đề cơ bản của việc số hóa tài liệu cho đến việc khắc phục sự cố của phần cứng và phần mềm. Hệ thống đào tạo giúp sinh viên sử dụng kinh phí 1 cách hiệu quả bởi vì nó sẽ bắt đầu với bằng việc giới thiệu các khóa học miễn phí được cung cấp bởi các nhà sản suất phần cứng và phần mềm, trước khi chuyển sang bước thanh toán chi phí đào tạo từ trường cao đẳng công hoặc đào tạo kỹ thuật tư nhân.
Phương tiện ghi
Nghiên cứu các phương tiện ghi thích hợp cho việc lưu trữ tài liệu được số hóa là 1 phần của quy trình xử lý. Khóa học sẽ hướng dẫn tại sao các mục đích lưu trữ và truy tìm lại cần các phương tiện ghi khác nhau. Nghiên cứu làm thế nào các dữ liệu lưu trữ được sử dụng thường xuyên để xác định giải pháp thực hiện. Thời gian trong lưu trữ, khả năng truy cập “trực tiếp” hoặc sự cần thiết của bộ nhớ di động ảnh hưởng đến các phương tiện ghi được sử dụng.
Nguồn tài liệu đào tạo
Được cung cấp từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau trong các lớp học hoặc trực tiếp, việc tìm kiếm khóa đào tạo số hóa tài liệu thì dễ dàng, nhưng thực sự là 1 thách thức trong quá trình lực chọn. Các chứng chỉ chuyên nghiệp được cung cấp từ các trường cao đẳng và đại học. Có các chuyên ngành cho tài liệu của y tế, pháp luật, tài chính và xuất bản. Các khóa đào đạo căn bản được cung cấp miễn phí hoặc lệ phí thấp bởi các nhà cung cấp phần mềm. HP, Microsoft và Scansoft là 3 nhà cung cấp chương trình đào tạo phổ biến cho sự sử dụng ở nhà hoặc doanh nghiệp nhỏ. Đào tạo nâng cao hơn được cung cấp bởi các nhà sản xuất phần mềm chuyên nghiệp. Các trường cao đẳng cộng đồng đưa ra đề nghị đào tạo, các chứng chỉ, và chứng chỉ liên kết trong việc số hóa tài liệu – cụ thể là cho các doanh nghiệp khác nhau và chuyên ngành đòi hởi sự chuyên nghiệp cao.

 Thảo Vânwww.dv-vanphong.com