Home Hướng dẫn Số hóa tài liệu lưu trữ

Số hóa tài liệu lưu trữ

by yen_ty
12 views

Trong thời đại phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và bối cảnh hội nhập quốc tế như hiện nay, nhu cầu khai thác thông tin và cung cấp thông tin được đặc biệt chú trọng và một trong những nguồn thông tin được quan tâm nhiều nhất là thông tin từ tài liệu lưu trữ. Mặt khác, dưới góc độ quản lý nhà nước, việc bảo quản và sử dụng hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển kinh tế, xã hội, lịch sử… của quốc gia nói chung và của từng địa phương nói riêng. Do đó, việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại vào bảo quản các tài liệu có giá trị (dần thay cho phương pháp bảo quản truyền thống) trở thành một nhiệm vụ cấp bách của công tác lưu trữ. Vì vậy, để bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ và đáp ứng nhu cầu chia sẻ, cung cấp thông tin của tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, chính xác thì việc số hóa tài liệu lưu trữ trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

 
Trong quá trình hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức, có rất rất nhiều văn bản, tài liệu hình thành nhưng chủ yếu là những văn bản, tài liệu được in trên giấy, và khối lượng văn bản, tài liệu đó không ngừng được phát sinh nên việc lưu trữ, bảo quản an toàn tài liệu luôn là vấn đề nan giải… Hơn nữa, trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ không thể tránh khỏi tình trạng làm thất thoát, hư hỏng, mất mát tài liệu. Do vậy, bắt buộc chúng ta phải nghĩ đến giải pháp số hóa dữ liệu.
Số hóa tài liệu lưu trữ được hiểu như là hình thức chuyển đổi các dạng dữ liệu từ các vật mang tin bên ngoài thành những dữ liệu dưới dạng tín hiệu số được máy tính nhận biết, lưu trữ và đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào.
Khi tài liệu lưu trữ được số hóa, sẽ đưa lại những ưu điểm như: Giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng; Bảo quản tài liệu quý hiếm nhằm tránh những hỏng hóc do những nguyên nhân khách quan và chủ quan như: khí hậu, mối mọt, lũ lụt, chuột bọ… hay sự sử dụng thiếu ý thức của người khai thác; Xây dựng các bộ sưu tập số nhằm nâng cao khả năng phục vụ người dùng tin; Linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ liệu số khác nhau; Giảm chi phí tối đa cho việc quản lý, không gian lưu trữ; Có khả năng chỉnh sửa và tái sử dụng dữ liệu; Phạm vi sử dụng ít bị hạn chế… Song cũng không thể tránh khỏi những khó khăn như: Cần đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, trang thiết bị, máy móc hiện đại; Dữ liệu dễ bị sao chép; bảo mật dữ liệu cũng là một thách thức lớn…
Với số hóa tài liệu, tài liệu lưu trữ sẽ phát huy tối đa hiệu quả trong việc phục vụ lợi ích phát triển kinh tế, văn hóa và giáo dục truyền thống lịch sử. Nó giúp giải quyết vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin cho người dùng tin. Ở nước ta, trong những năm qua, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và nhiều địa phương đã tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ để bảo quản và khai thác, sử dụng. Tuy nhiên, cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng về tỷ lệ của tài nguyên số và tài nguyên truyền thống vì mỗi loại tài nguyên này đều có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Bên cạnh đó, để tránh việc tạo lập chồng chéo các hệ cơ sở dữ liệu, giảm lãng phí về thời gian, nhân lực, tài chính và tạo ra tính thống nhất trong hệ thống các dữ liệu, cần có kế hoạch tổng thể về số hóa tài liệu lưu trữ.
Xây dựng tài nguyên số là một xu thế tất yếu và phổ biến ở Việt Nam hiện nay và trong thời gian tới. Đã đến lúc các cơ quan, tổ chức nói chung và các cơ quan, địa phương t nói riêng, tận dụng lợi thế của công nghệ thông tin, để chuyển đổi cách thức lưu trữ văn bản truyền thống sang dạng lưu trữ điện tử để giảm tải không gian và tiết kiệm chi phí bảo quản. Để công tác này đi vào nề nếp, cần có sự chỉ đạo thống nhất, sự nỗ lực của các địa phương, ban, ngành và ý thức trách nhiệm của từng cán bộ công chức đối với tài liệu điện tử nhằm từng bước đưa công tác này theo hướng hiện đại.

Bài viết liên quan